Med ChannelCRM kan du lade dine medarbejdere registrere tid og omkostninger på projekter. Vær opmærksom på at der er tale om en rimeligt simpel form for registrering (timer, art, kilometer og omkostninger). Hvis du har behov, der rækker ud over dette er det måske mere effektivt at vælge en dedikeret tidsregistrerings applikation.
Er behovene dækkede med den indbyggede registrering, er der dog nogle fordele:
oTimerne bliver automatisk knyttet til et projekt og dermed til konteksten kunde, kontaktperson, kontrakt osv.
oMedarbejderne kan se sine registreringer i en simpel kalender svarende til den "normale" CRM kalender.
oMedarbejderne slipper for at skulle huske login til endnu et program.
oChannelCRM tidsregistrering er med i prisen for standardløsningen.
For at anvende tidsregistrering er der nogle trin i opsætningen, der skal gennemføres først:
a.Tænd for modulet
b.Læg rettigheder ind på brugerroller
c.Opret værdier i opslagstabeller
d.Åbn for tidsregistrering på et eller flere projekter.
e.Lav evt projekter for registreringer som uddannelse
Tænd for modulet Tidsregistrering
Modulet Tidsregistrering kan du som administrator tænde ved i menuen at vælge Mere../Opsætning/Moduler-Business Objects. I dette vindue (med listen over alle moduler), klikker du på linjen "Tidsregistrering" under gruppen "Aktiviteter". Dermed bliver linjen grøn, hvad der signalerer at modulet er tændt.
Rettigheder
Som administrator har du adgang til alt, men måske skal andre medarbejdere også konne administrere tidsregistrering. Derfor kan du under opsætning vælge "Logon & Sikkerhed" og i dette vindue vælge fanen "Sikkerhedsroller". Her vælger du så den eller de roller som medarbejdere, der skal kunne administrere tidsregistrering, er tilnyttede. Når en sådan rolle er valgt (vises med blåt) klikkes på knappen "Tilføj rettighed til rolle". I dalogen vælger du så "Tidsregistrering administration" og gemmer.
Opslagstabeller
Åbn ChannelCRM på ny for at sikre at alle rettigheder nu er ajourført. Dernæst vælger du i menuen Mere.../Opsætning/Tidsregistreringstyper i kolonne nummer to. Der er måske allerede en standardtype, men den kan du ændre ved at klikke på den. Alternativt kan du oprette flere typer. Det kan f.eks. være at I har forskellige priser for "Servicetimer", "Tilkald" og "Abonnementstimer". Ikke for at gøre det unødigt kompliceret, men fordi den, der skal administrere anvendte timer skal have mulighed for at skrive korrekte fakturaer - med de rigtige satser.
Tidsregistrering på nyt projekt
For at åbne for tidsregistrering på et projekt, åbner du projektet. Her er vist et eksempel:
Her ses nu en fane "Tidsregistrering". Klik på fanen:
Her er der allerede åbnet for tidsregistrering. Hvis der er tale om et nyt projekt vil der være en knap nederst til at oprette tidsregistring. Klik i så fald på denne. Her klikker vi på knappen "Redigér" for at se, hvad der er åbnet for:
Her vil projektnavnet være "arvet" fra selve projektet, men ellers kan der udfyldes i felterne:
Start / slut - Den periode, hvor der kan regsitreres timer.
Åbn - Angiver om der kan registreres.
Max timetal - Vejledende registrering af det maksimale antal timer (selvom denne værdi overskrides blokeres der ikke for registrering).
Timeforbrug - Akkummuleret forbrug.
Registrer udgifter - Om det skal være muligt også at registrere udgifter.
Registrer kørsel - Om det skal være muligt at registrere kørte kilometer.
Udfyld så det passer til den aktuelle situation og gem.
Tilbage på Projektet fane Tidsregistrering vil du nu se det netop indtastede øverst. Dernæst en tabel, der viser allerede foretaget registrering (tabellen vil være tom fra start).
Nederst er der også en knap til at registrere timer. Denne registreringsmulighed kan selvfølgelig benyttes - og dermed at vi allerede har valgt hvilket projekt, der skal registreres på - men den normale indgang til at registrere timer kommer vi til i senere afsnit.
Basisprojekter
Hvis du ønsker at alle timer skal registreres (f.eks. uddannelse og "avislæsning"), kan du oprette projekter (uden kundeangivelse) for sådanne. Dermed er det muligt for brugerne at registrere timer selvom de ikke skal knyttes til en kunde.